隨著社會的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，從而也加重了檔案管理者的工作強度，因此檔案如何管理，如何有效的安全保護(hù)以及如何大限度地延長檔案的壽命等一系列的問題，也相應(yīng)地突現(xiàn)出來，解決檔案管理及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜、鼠咬、蟲蛀及檔案庫房環(huán)境溫濕度調(diào)控不及時，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時常出現(xiàn)。

       目前有些檔案室?guī)旆恐悄芑潭缺容^低，檔案庫房甚至沒有配備智能型檔案裝具及一體化的管理系統(tǒng)，無法對檔案庫房所有設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理。雖然有些檔案館配置比較全，但是運用系統(tǒng)都是相互獨立的，沒有互聯(lián)互通，所以存在著數(shù)據(jù)資源無法共享，各個系統(tǒng)都是獨立操作運行，工作人員需要各自培訓(xùn)，系統(tǒng)之間沒有建立協(xié)調(diào)關(guān)系統(tǒng)一管理，致使造成重復(fù)勞動效率低下。
       智慧檔案庫房一體化管理平臺有效的解決了各系統(tǒng)之間、設(shè)備之間沒有互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)資源不能共享問題，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與實體檔案裝具、環(huán)境設(shè)備控制進(jìn)行統(tǒng)一管理。
       在檔案采集、接收、錄入、整理、移交、歸檔、移送、保管、借閱、剔舊、銷毀、核驗、出入庫、盤點、數(shù)字化掃描、文件上傳等提供智慧檔案平臺統(tǒng)一管理，實現(xiàn)對實體檔案、數(shù)字檔案、庫房安全、環(huán)境管理具有針對性的解決方案。
       智慧檔案庫房一體化管理平臺對檔案使用過程進(jìn)行監(jiān)控及檔案追溯，全方位保障實體檔案、數(shù)字檔案與庫房環(huán)境安全，構(gòu)建了一整套完善的安全保障體系。
       智慧檔案庫房一體化管理平臺采用B/S架構(gòu)三級以上權(quán)限國產(chǎn)系統(tǒng)，可以多級統(tǒng)一管理也可以逐級單一管理，并與其它子系統(tǒng)形成統(tǒng)一管理界面，提高檔案綜合使用功能和管理效率，確保檔案庫館內(nèi)所有設(shè)備處于、節(jié)能佳運行狀態(tài)。